Skills für Apartments

Entdecken Sie, wie Apartment-Betreiber D3x ohne Rezeption nutzen — Check-in, Wartung und Gästesupport auf Autopilot.

01 · 7 → 1 Tage vorher

Vor Anreise

Check-in-Links, Richtlinien, Upgrades und Logistik während Gäste noch planen.

Self check-in guide sequence
Outbound
Automated check-in sequence. D3x walks guests through lockbox, WiFi, and parking without a front desk.
Outbound · D3x
2 hours before check-in
Check-in opens at 4pm. Lockbox code 7721 — apartment 3F, second door on the right. WiFi: GuestNet / welcome2024. Parking spot #14.
09:41
Lockbox code didn't work
09:42
POSTaccess.lockbox.reset→Smart lock
Unit 3F · backup code issued · alert to ops
Try 8834 — valid for 1 hour. If still stuck, I've alerted our local contact Maria (WhatsApp below). She can meet you in ~20 min.
09:43

02 · Check-in-Tag

Anreise

Zugangscodes, VIP-Willkommen, Move-in und Fixes am ersten Tag.

Remote-Check-in begleiten
Email
Gast über Email. D3x führt Aktionen in Mews PMS, Salto aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest inbox
D3x email agent · auto-reply
From guest
Wir landen in zwei Stunden — wie läuft der Check-in?
09:41
D3x reply · sent
Ich verifiziere Ihre Buchung und rufe Ihre Zugangscodes ab.
09:42
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 4C · Anreise heute
POSTaccess.code.issue→Salto
Einheit 4C · Haupt- + Einheitscodes
D3x reply · sent
Willkommen! Haupttür-Code 4412*, Lift zu Etage 4, Einheit 4C Code 8820#. Videoanleitung: [Link]. Schreiben Sie in diesen Thread, falls Sie an der Tür hängen bleiben.
09:43

03 · Während des Aufenthalts

Aufenthalt

Housekeeping, Maintenance, Upsells, Beschwerden und Ops-Tickets vor Ort.

Zugangscodes ausstellen und rotieren
WA
Gast über WhatsApp. D3x führt Aktionen in Salto, Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
WhatsApp · online
Reinigung hat Turnover in 4C abgeschlossen — können Sie der heutigen Anreise einen frischen Türcode ausstellen, synchronisiert mit dem PMS?
09:41
Ich stelle einen frischen Code aus und synchronisiere ihn mit der Reservierung.
09:42
POSTaccess.code.issue→Salto
Einheit 4C · frischer Code · heutige Anreise
PATCHpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 4C · Zugangscode synchronisiert
Frischer Code ausgestellt und synchronisiert — heutiger Gast erhält 8820# ab 15 Uhr. Vorheriger Code deaktiviert.
09:43
Wartungsticket eröffnen
SMS
Gast über SMS. D3x führt Aktionen in D3x Vision, Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
SMS · online
Seit heute Morgen kein warmes Wasser in 4C.
09:41
Sorry — können Sie ein Foto des Boiler-Bedienfelds senden? Fehlerleuchten helfen.
09:42
Photo
Rote Lampe blinkt einmal
09:43
POSTvision.image.analyze→D3x Vision
Boiler-Bedienfeld · Fehlercode · Einheit 4C
Vision zeigt einen einzelnen roten Blitz am Boiler-Bedienfeld — Fehlercode passt zu Zündungsfehler. Ich erstelle jetzt ein Prioritätsticket.
09:44
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Einheit 4C · kein warmes Wasser · Boiler-Zündungsfehler · Vision angehängt
Handwerker entsandt, ETA 14–16 Uhr. Ich melde mich, sobald er unterwegs ist.
09:45
Müll und Recycling erklären
Messenger
Gast über Facebook Messenger. D3x authentifiziert, führt Aktionen in Ihrem Stack aus und antwortet im selben Thread.
Guest
Facebook Messenger · online
Wohin mit dem Recycling? Die Stadt scheint da streng zu sein.
09:41
Gelber Sack: Papier/Karton in Schacht 4B. Glas: Keller-Tonnen, Schlüssel am Haken. Restmüll: nur schwarze Säcke ab 19 Uhr in Straßentonne — falsche Sortierung führt zu Bußgeldern fürs Gebäude.
09:42
Aussperrung bearbeiten
Instagram
Gast über Instagram DM. D3x führt Aktionen in Mews PMS, Salto aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
Instagram DM · online
Ausgesperrt, Handy leer — schreibe aus dem Café nebenan. Reservierung auf Lisa Park.
09:41
Ich verifiziere Ihre Buchung und sende einen Einmal-Zugangscode.
09:42
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Lisa Park · Einheit 4C · Aussperrung
POSTaccess.code.issue→Salto
Einheit 4C · Einmal-Backup-Code
Verifiziert — Backup-Code 7712# gültig für 30 Minuten. Antworten Sie, wenn Sie drin sind, dann setze ich Ihren Hauptcode zurück.
09:43
Zusätzlichen Gast genehmigen
Booking.com
Gast über Booking.com. D3x führt Aktionen in Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Booking.com
Booking.com guest · reservation message
OTA inbox
Guest message
Für zwei gebucht — darf ein Freund nur Freitagnacht bleiben?
09:41
Property reply · via D3x
Max. Belegung ist 3. Aufpreis für eine Nacht: 35 €.
09:42
Guest message
Passt.
09:43
Property reply · via D3x
Ich aktualisiere jetzt die Reservierung.
09:44
PATCHpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 4C · 3 Gäste · nur Fr. · +35 €
Property reply · via D3x
PMS auf 3 Gäste nur Freitag aktualisiert. Bitte ab 22 Uhr leise gemäß Hausordnung.
09:45
Reinigung während des Aufenthalts koordinieren
Voice
Gast über Phone call. D3x führt Aktionen in Alkimii aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Inbound call
Guest caller
Live · AI assistant · 02:14
Guest
10 Nächte — Reinigung am 5. Tag möglich?
09:41
D3x
Nicht im Tarif enthalten — 45 € für 2 Stunden Reinigung. Donnerstag 11–13 Uhr verfügbar.
09:42
POSThousekeeping.ticket.create→Alkimii
Einheit 4C · Zwischenreinigung · Do 11:00–13:00
D3x
Reinigung hat Gebäudezugang; Sie können weg sein oder da bleiben. Soll ich Donnerstag bestätigen?
09:43
Parken und E-Laden beantworten
Email
Gast über Email. D3x authentifiziert, führt Aktionen in Ihrem Stack aus und antwortet im selben Thread.
Guest inbox
D3x email agent · auto-reply
From guest
Tiefgarage — Höhenlimit? Und welcher E-Lade-Typ?
09:41
D3x reply · sent
Max. Höhe 1,95 m. Stellplatz 14 hat Typ 2, 11 kW — für die meisten EU-Autos kein Adapter nötig.
09:42
Geschäftsreisenden unterstützen
WA
Gast über WhatsApp. D3x führt Aktionen in Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
WhatsApp · online
Wichtiger Videocall um 15 Uhr — ist WLAN stabil? Und später Check-out möglich?
09:41
Führe einen kurzen Leitungstest in Ihrer Einheit durch.
09:42
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 4C · WLAN-Test · Late-Checkout-Option
Download ca. 180 Mbit/s, stabil für Calls. Später Check-out bis 14 Uhr kostet 40 € — soll ich das hinzufügen, falls der nächste Gast es erlaubt?
09:43
Schadensmeldung bearbeiten
SMS
Gast über SMS. D3x führt Aktionen in D3x Vision, Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
SMS · online
Stuhlbein ist gerissen — nicht von uns, gerade bei Ankunft bemerkt.
09:41
Danke fürs Melden. Können Sie ein Foto senden?
09:42
Photo
Der Riss war schon da, als wir eingecheckt sind
09:43
POSTvision.image.analyze→D3x Vision
Möbelschaden · Stuhlbein · Vorschaden
Vision zeigt einen Riss am vorderen Stuhlbein — sieht nach Vorschaden aus, nicht nach frischem Schaden. Ich protokolliere das im PMS.
09:44
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Einheit 4C · Stuhlbein · Vorschaden · Vision angehängt
Als Vorschaden im PMS protokolliert — Ihre Kaution ist geschützt. Ersatz ist für Dienstag geplant, falls Sie noch da sind.
09:45
Lärm durch Nachbarn bearbeiten
Messenger
Gast über Facebook Messenger. D3x führt Aktionen in Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
Facebook Messenger · online
Bauarbeiten nebenan hämmern seit 7 Uhr.
09:41
Bauarbeiten standen heute nicht im Plan — an Property Manager eskaliert.
09:42
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Einheit 4C · Baulärm · ungeplante Arbeiten
Bekannte Ruhezeiten sind 20–7 Uhr, falls es weitergeht.
09:43
Paket- und Lebensmittellieferung verwalten
Instagram
Gast über Instagram DM. D3x authentifiziert, führt Aktionen in Ihrem Stack aus und antwortet im selben Thread.
Guest
Instagram DM · online
Kann der Lieferdienst Tüten vor unsere Wohnungstür stellen?
09:41
Kurier kommen ohne Code nicht durch die Haupttür. Lieferhinweis: „Bei Ankunft anrufen — Gast buzzert aus 4C.“ Lobby-Schließfach geht auch 8–22 Uhr.
09:42
Thermostat und Geräte erklären
Booking.com
Gast über Booking.com. D3x führt Aktionen in D3x Vision, Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Booking.com
Booking.com guest · reservation message
OTA inbox
Guest message
Heizungsbedienfeld ergibt keinen Sinn und es ist eiskalt — was bedeutet das?
09:41
Property reply · via D3x
Ich lese das Bedienfeld — einen Moment.
09:42
POSTvision.image.analyze→D3x Vision
Thermostat · Fehlercode · Sollwert vs. Istwert
Property reply · via D3x
Vision zeigt den Thermostat bei 16 °C mit Sensorfehlercode — kein Einstellungsproblem. Versuchen Sie Modus „Auto“, 21 °C, ✓ 3 Sekunden halten; Anleitung hier: [Link].
09:43
Guest message
Immer noch kalt.
09:44
Property reply · via D3x
Sensorfehler bestätigt — ich buche eine Wartungsprüfung für morgen.
09:45
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Einheit 4C · Heizungsbedienfeld · Sensorfehler · morgen 09:00–11:00
Property reply · via D3x
Wartungsprüfung morgen 9–11 Uhr gebucht. Tragbare Heizung liegt im Rezeptions-Schließfach, falls Sie sie heute Nacht brauchen.
09:46
Anfrage in Buchung umwandeln
Voice
Gast über Phone call. D3x führt Aktionen in Mews PMS, CRM / inquiry tickets aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Inbound call
Guest caller
Live · AI assistant · 02:14
Guest
Zwei-Schlafzimmer für nächsten Monat, 2 Erwachsene 1 Kind, Budget rund 2.200 €.
09:41
D3x
Ich prüfe Verfügbarkeit und lege einen Sales-Lead an.
09:42
GETpms.reservation.find→Mews PMS
2 Schlafzimmer · nächster Monat · 2 Erw. 1 Kind
POSTcrm.inquiry.create→CRM / inquiry tickets
2-Schlafzimmer-Anfrage · Budget 2.200 € · 2+1 Gäste
D3x
Zwei-Schlafzimmer verfügbar für 2.150 € im Monat. Sales schreibt Ihnen innerhalb einer Stunde per WhatsApp mit Buchungslink.
09:43
Eskalieren wenn Automatisierung stoppt
Email
Gast über Email. D3x führt Aktionen in Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest inbox
D3x email agent · auto-reply
From guest
Sie berechnen 120 € Reinigungsgebühr — die Wohnung war blitzsauber.
09:41
D3x reply · sent
Ich sehe den Streit und Ihre Check-out-Fotos.
09:42
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 4C · Reinigungsgebühr 120 € · Streit
D3x reply · sent
Das übersteigt meine Befugnisse — Übergabe an Operations mit Folio-Positionen und Thread. Antwort innerhalb von 4 Stunden.
09:43

04 · Nach der Abreise

Nach dem Aufenthalt

Rebook-Angebote, Loyalty, Reviews und langfristiges Follow-up.

Direct rebook for returning guests
Outbound
Post-stay email with direct booking link. D3x targets guests who stayed without OTA commission.
Outbound · D3x
7 days after checkout
Book the same apartment — returning guest rate
D3x outbound · sent
Thanks for staying in Apartment 3F. Book direct next time and save 10% — your preferred dates in November are still wide open.
09:41
From guest
What about 8–12 Nov?
09:42
GETpms.availability.search→PMS
8–12 Nov · Unit 3F · direct rate · returning guest
D3x outbound · sent
Available at €95/night direct (vs €109 on Booking.com). Hold until tomorrow? Confirm with one reply.
09:43

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