Skills für Aparthotels

Entdecken Sie, wie Aparthotel-Betreiber D3x für Self-Check-in, Langzeit-Housekeeping, Zugangscodes und Messaging über mehrere Objekte im großen Maßstab nutzen.

01 · 7 → 1 Tage vorher

Vor Anreise

Check-in-Links, Richtlinien, Upgrades und Logistik während Gäste noch planen.

Mid-stay housekeeping schedule
Outbound
Proactive WhatsApp for extended stays. D3x confirms housekeeping windows and linen preferences.
Outbound · D3x
Day 4 of 14-night stay
Hi — you're on day 4 of your stay. Housekeeping is scheduled Thursday 10–12. Prefer a different window or skip this week?
09:41
Friday morning works better for us
09:42
PATCHhk.schedule.update→Housekeeping
Unit 12B · Fri 09:00–11:00 · long-stay profile
Updated — Friday 9–11am. I'll remind you the evening before.
09:43

02 · Check-in-Tag

Anreise

Zugangscodes, VIP-Willkommen, Move-in und Fixes am ersten Tag.

Access code reminder before late arrival
Outbound
Scheduled SMS before a late arrival. D3x sends door codes and troubleshooting steps proactively.
Outbound · D3x
Day of arrival · 16:00
Your check-in for Unit 12B is from 4pm. Door code: 4829# then wait for the green light. Reply HELP if anything doesn't work.
09:41Delivered
We're here but the code isn't working
09:42Delivered
POSTaccess.diagnostics.run→Salto
Unit 12B · failed entry · fresh code issued
Try 5910# — valid for 30 minutes. Press # after the digits. I've also sent a 15-second video guide. Reply IN when you're inside.
09:43Delivered

03 · Während des Aufenthalts

Aufenthalt

Housekeeping, Maintenance, Upsells, Beschwerden und Ops-Tickets vor Ort.

Türcodes nach Verifizierung senden
SMS
Gast über SMS. D3x führt Aktionen in Mews PMS, Salto aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
SMS · online
Wir kommen heute gegen 23 Uhr an — wie kommen wir rein? Buchungsreferenz AP-8842.
09:41
Ich verifiziere Ihre Buchung und stelle Ihre Zugangscodes aus.
09:42
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Ref AP-8842 · Einheit 12B · Anreise heute
POSTaccess.code.issue→Salto
Einheit 12B · gültig ab heute 16:00
Buchung verifiziert. Gebäudecode 4821#, dann Einheit 12B Code 9034# — gültig ab heute 16 Uhr. Parken Ebene -1, Stellplatz 42. WLAN: AparthotelGuest / welcome8842.
09:43
Housekeeping während des Aufenthalts planen
Messenger
Gast über Facebook Messenger. D3x führt Aktionen in Alkimii aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
Facebook Messenger · online
Ich bin einen Monat hier — kann die Reinigung nur mittwochs sein? Ich arbeite aus der Wohnung.
09:41
Ihr Tarif beinhaltet wöchentlichen Service. Ich prüfe Mittwoch-Slots, die 9–12 Uhr meiden.
09:42
Nachmittags ist am besten, ab 14 Uhr.
09:43
Ich buche diesen wiederkehrenden Slot für den Rest Ihres Aufenthalts.
09:44
POSThousekeeping.ticket.create→Alkimii
Einheit 12B · wöchentlich Mi 14:00–16:00 · wiederkehrend
Housekeeping jeden Mittwoch, 14–16 Uhr, für den Rest Ihres Aufenthalts gebucht. Ops hat Ihre Zugangshinweise.
09:45
Langzeitbuchung verlängern
Instagram
Gast über Instagram DM. D3x führt Aktionen in Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
Instagram DM · online
Die Wohnung gefällt uns — können wir ab dem 14. noch zwei Wochen verlängern?
09:41
Ich prüfe Verfügbarkeit und Ihre aktuellen Tarifkonditionen.
09:42
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 12B · Verlängerung +14 Nächte ab 14.
Einheit 12B ist bis zum 28. frei. Verlängerungstarif 1.240 € für zwei Wochen — gleiche Konditionen. Soll ich das PMS aktualisieren und Ihr Türcode-Fenster verlängern?
09:43
Defektes Schloss oder Code bearbeiten
Booking.com
Gast über Booking.com. D3x führt Aktionen in D3x Vision, Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Booking.com
Booking.com guest · reservation message
OTA inbox
Guest message
Tastenfeld zeigt Fehler — wir stehen draußen im Regen
09:41
Property reply · via D3x
Ich schaue mir das Tastenfeld an — versuchen Sie 9034# und halten Sie das Häkchen zwei Sekunden.
09:42
POSTvision.image.analyze→D3x Vision
Tastenfeld · Fehlerstatus · Einheit 12B
Property reply · via D3x
Vision zeigt einen Zugriff-verweigert-Fehler am Tastenfeld — kein Hardwaredefekt. Falls 9034# weiter fehlschlägt, Backup-Code 7712# einmalig nutzen.
09:43
Guest message
Backup hat funktioniert, wir sind drin.
09:44
Property reply · via D3x
Gut — ich plane die Wartung für morgen, um das Tastenfeld zurückzusetzen.
09:45
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Einheit 12B · Tastenfeld-Reset · morgen 10:00
Property reply · via D3x
Wartung ist für morgen 10 Uhr geplant. Ich melde mich, wenn es erledigt ist.
09:46
Ausstattung der Einheit erklären
Voice
Gast über Phone call. D3x authentifiziert, führt Aktionen in Ihrem Stack aus und antwortet im selben Thread.
Inbound call
Guest caller
Live · AI assistant · 02:14
Guest
Wie funktioniert die Waschmaschine? Und gibt es irgendwo Spülmaschinentabs?
09:41
D3x
Waschmaschine: Baumwolle 40° wählen, Tür fest schließen, Start drücken. Spülmaschinentabs liegen unter der Spüle im Küchenschrank — meist ein Pack mit 6. Brauchen Sie eine Videoanleitung?
09:42
Paketzustellung koordinieren
Email
Gast über Email. D3x führt Aktionen in D3x Vision, Faundit aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest inbox
D3x email agent · auto-reply
From guest
Amazon sagt zugestellt, aber ich sehe nichts — kann jemand nachschauen?
09:41
D3x reply · sent
Pakete gehen in Schließfachanlage B. Können Sie ein Foto der Zustellbenachrichtigung oder des Tracking-Bildschirms senden?
09:42
From guest
Tracking sagt Schließfach B-07
09:43
POSTvision.image.analyze→D3x Vision
Zustellbenachrichtigung · Schließfach-ID · Tracking-Ref
D3x reply · sent
Vision liest Schließfach B-07 und Tracking-Ref TBA8849201844 — ich prüfe jetzt die Rezeptionsprotokolle.
09:44
POSTlostfound.item.log→Faundit
Paket TBA8849201844 · Schließfach B-07
D3x reply · sent
In der Rezeption um 14:22 Uhr heute protokolliert, Schließfach B-07. Code 5590. Abholzeiten 8–20 Uhr.
09:45
OTA und SMS in einer Ebene beantworten
Booking.com
Gast über Booking.com. D3x führt Aktionen in Channel manager / OTA inbox, Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Booking.com
Booking.com guest · reservation message
OTA inbox
Guest message
Können wir vor 16 Uhr rein? Ich habe auch auf Expedia geschrieben.
09:41
Property reply · via D3x
Gleiche Reservierung — ich sehe beide Threads. Ich prüfe den Turnover-Status.
09:42
GETota.message.reply→Channel manager / OTA inbox
Expedia + SMS · Einheit 12B · früher Zugang
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 12B · HK freigegeben · früher Zugang ausstehend
Property reply · via D3x
Früher Zugang ist nicht garantiert, aber ich schreibe Ihnen, sobald Housekeeping 12B freigibt. Gepäckaufbewahrung ist jetzt in der Lobby-Schließfachanlage offen.
09:43
Kaution bzw. Vorautorisierung klären
Messenger
Gast über Facebook Messenger. D3x führt Aktionen in Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
Facebook Messenger · online
Wann wird die 200-€-Vorautorisierung freigegeben? Wir sind gestern ausgecheckt.
09:41
In der Regel 5–7 Werktage, je nach Kartenaussteller.
09:42
Ich bestätige, dass bei uns nichts die Kaution hält.
09:43
GETpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 12B · sauberer Check-out · Kautionsstatus
PMS zeigt sauberen Check-out ohne Schadensnotizen — bei uns hält nichts die Kaution. Ich kann die Finanzabteilung bitten, die Freigabe zu bestätigen, falls bis Freitag nichts zurück ist.
09:44
Vorschaden in der Einheit melden
Instagram
Gast über Instagram DM. D3x führt Aktionen in D3x Vision, Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
Instagram DM · online
Bei Ankunft einen rissigen Esszimmerstuhl gefunden — nicht von uns.
09:41
Danke fürs frühe Melden — können Sie ein Foto senden?
09:42
Photo
Der Riss war schon da, als wir reinkamen
09:43
POSTvision.image.analyze→D3x Vision
Möbelschaden · Stuhlbein · Vorschaden
Vision zeigt einen Riss am vorderen Stuhlbein — passt zu Vorschaden, nicht zu frischem Schaden. Ich protokolliere das jetzt.
09:44
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Einheit 12B · Riss am Stuhlbein · Vorschaden · Vision angehängt
Als Vorschaden im PMS mit Ihrem Foto protokolliert — Ihre Kaution ist geschützt. Wartung tauscht den Stuhl diese Woche.
09:45
Corporate-Housing-Aufenthalte unterstützen
Booking.com
Gast über Booking.com. D3x führt Aktionen in CRM / inquiry tickets aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Booking.com
Booking.com guest · reservation message
OTA inbox
Guest message
Wir unterbringen 12 Berater für Q3 — brauchen monatliche Rechnungen und einen Ops-Ansprechpartner für alle Einheiten.
09:41
Property reply · via D3x
Ich lege eine Corporate-Housing-Anfrage mit Ihren Anforderungen an.
09:42
POSTcrm.inquiry.create→CRM / inquiry tickets
12 Einheiten · Q3 · monatliche Rechnungen · ein Ops-Kontakt
Property reply · via D3x
Erfasst — Corporate Sales sendet innerhalb von 24 Stunden Konditionen und einen Ops-Ansprechpartner per E-Mail. Dieser Thread bleibt Ihr Hauptkanal.
09:43
Lärm- und Nachbarschaftsprobleme bearbeiten
Voice
Gast über Phone call. D3x führt Aktionen in Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Inbound call
Guest caller
Live · AI assistant · 02:14
Guest
Die Nachbarn im Gebäude feiern schon wieder laut.
09:41
D3x
Das tut mir leid. Ich habe es protokolliert und den Bereitschaftsdienst gemäß Gebäude-Richtlinie informiert.
09:42
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Gebäude B · Lärmbeschwerde · Bereitschaftsbesuch
D3x
Sie können die Etage aufsuchen. Ich kann kein Ergebnis versprechen, melde mich aber morgen früh bei Ihnen.
09:43
Bettwäsche und Handtücher auf Anfrage tauschen
Email
Gast über Email. D3x führt Aktionen in Alkimii aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest inbox
D3x email agent · auto-reply
From guest
Könnten wir extra Handtücher bekommen? Wir sind vier Personen und haben nur zwei Sets.
09:41
D3x reply · sent
Ihr Plan beinhaltet einen Wäschewechsel während des Aufenthalts — ich füge heute Handtücher hinzu.
09:42
POSThousekeeping.ticket.create→Alkimii
Einheit 12B · extra Handtücher · Lieferung 17:00–19:00
D3x reply · sent
Housekeeping-Aufgabe für 12B erstellt, Lieferung 17–19 Uhr. Legen Sie benutzte Handtücher vor die Tür, falls Sie nicht da sind.
09:43
Strom- oder WLAN-Ausfall bearbeiten
SMS
Gast über SMS. D3x führt Aktionen in Maintenance / CMMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
SMS · online
WLAN ist seit etwa einer Stunde weg. Ich habe in 20 Minuten einen Kundentermin.
09:41
Ich prüfe den Gebäudestatus und Backup-Optionen.
09:42
POSTmaintenance.ticket.create→Maintenance / CMMS
Gebäudeweit · WLAN-Ausfall · Techniker-ETA 45 Min.
Gebäudeweiter Ausfall bestätigt — Techniker-ETA 45 Minuten. Backup-Hotspot-Passwort steht auf der Karte am Kühlschrank; ich habe auch Einheiten 11A–14D proaktiv informiert.
09:43
Direct-Booking-Lead qualifizieren
Messenger
Gast über Facebook Messenger. D3x führt Aktionen in Mews PMS, CRM / inquiry tickets aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
Facebook Messenger · online
Interesse an 30 Nächten im März für vier Personen, zwei Schlafzimmer wenn möglich.
09:41
Gerne — genaue Daten und Budgetrahmen?
09:42
1. März – 31. März, rund 3.500 € gesamt.
09:43
Ich prüfe Verfügbarkeit und leite Ihre Daten an Sales weiter.
09:44
GETpms.reservation.find→Mews PMS
2 Schlafzimmer · 1. Mär–31. Mär · 4 Gäste
POSTcrm.inquiry.create→CRM / inquiry tickets
30-Nächte-Direct-Lead · Budget 3.500 € · 4 Gäste
Zwei-Schlafzimmer-Einheiten verfügbar für 3.280 € im Monat. Ihre Daten gehen mit vollem Thread an Sales — sie schreiben Ihnen innerhalb einer Stunde per WhatsApp.
09:45

04 · Abreisetag

Check-out

Late Checkout, Folios, Rechnungen und Abreise-Logistik.

Neues Objekt im Portfolio einführen
WA
Gast über WhatsApp. D3x führt Aktionen in Salto aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
WhatsApp · online
Riverside Annex geht am Montag live — 40 Einheiten. Sind WhatsApp-Check-in und Türcode-Flows bereit, um sie vom Schwestergebäude zu klonen?
09:41
Ich bestätige die Rollout-Checkliste gegen die Vorlage des Schwesterobjekts.
09:42
POSTaccess.code.issue→Salto
Riverside Annex · 40 Einheiten · Salto-Profil klonen
WhatsApp-Check-in und Salto-Türcode-Flows sind geklont und an 5 Pilot-Einheiten getestet. Vollständiger Go-live für 40 Einheiten ist für Montag freigegeben — ich sende heute Abend das Ops-Runbook.
09:43
Self-Check-out begleiten
WA
Gast über WhatsApp. D3x führt Aktionen in Mews PMS aus — mit vollständigem Audit-Trail.
Guest
WhatsApp · online
Check-out um 7 Uhr — niemand vor Ort. Was machen wir?
09:41
Benutzte Bettwäsche ins Bad, Müll verpacken, Tür abschließen.
09:42
Erledigt. Schlüssel sind digital — einfach gehen?
09:43
Antworten Sie mit „ausgecheckt“, wenn Sie weg sind, dann schließe ich den Aufenthalt.
09:44
PATCHpms.reservation.find→Mews PMS
Einheit 12B · Check-out 07:00 · Self-Check-out
Ja — Aufenthalt im PMS geschlossen. Danke für Ihren Besuch.
09:45

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